很多企业有多套系统并行，他们可能都涉及到客户信息，维护用于管理客户信息的不同数据库，并且使所有内容保持同步和良好管理常常变得很麻烦。将数据从一个平台导出到另一个平台并尝试解决冲突和依赖性可能变得非常困难，尤其是在处理大量数据时。因此，建议的做法是保留一个集中式数据库，该数据库包含并维护所有有用数据。我们列出了一些步骤，您应该尝试这些步骤来使数据库更整洁和更优化：

　　1.删除无效的联系人：

　　实施 CRM系统 是朝正确方向迈出的一步，但是为了最大化生产力，您必须经常更新联系人数据库 。如果长时间保持不活动状态，则应将其删除掉。一旦获得联系人列表，请尝试提出以下问题：“为什么这些联系人不再参与营销活动?” “他们有更换公司吗?”

　　在确定不活动的性质并检查每个联系人的情况之后，由您决定保留还是删除联系人的行政决定。在这里，始终建议不要毫无希望地跟随那些显然不感兴趣的潜在客户，因为这可能会损害公司的声誉。

　　2.重复信息删除：

　　在CRM系统中，重复标识和删除是绝对必要的。公司几乎不可避免地在客户数据库中堆积重复的信息。建议定期在数据库上运行检查以查找和删除重复的线索。即使有重复项，删除记录时也要格外小心。在执行此操作之前，请仔细检查两个潜在客户记录，找出哪些数据最多，然后合并两个条目。

　　大多数 CRM软件 还提供了自动重复删除功能，非常方便，可以避免您自己进行演练的麻烦。CRM资讯CRM系统可以设置唯一项，在建立数据之前就能直接确保重复信息不进入系统。

　　3.设置警报：

　　优秀的 CRM软件可让您设置在某些操作发生时触发的警报，并让您始终检查所有内容。例如，可以让警报设置在发现重复项时提示您，而不是让CRM自动删除重复项。在两个潜在客户的名字和姓氏相同但电子邮件地址不同的情况下(尤其是手动检查可以帮助的其他情况)，这可能被证明是必不可少的。

　　4.统一性是关键：

　　如果联系数据库软件不统一，就无法清除。但是，保持制服绝不是孩子的玩法。假设您允许销售线索输入他们的居住国家/地区，而不是让他们从下拉列表中进行选择，则最终将导致结果不一致。比如输入客户地址“浙江”“浙江省”“浙”等内容，也许表达的是一个意思，但这对您数据库的统一性是一个致命的打击。

　　这就是为什么您的CRM应该能够自动清除相似值的原因。否则，在向美国所有人发送电子邮件时，您可能会因为条目不干净而丢失一些邮件。

　　5. 营销：

　　市场营销是一个描述销售和市场营销过程的术语。在营销人员进行联系时，与销售团队进行对话可以帮助您发现：

　　a)哪些线索仍未准备好?他们为什么不呢?

　　b)应该最优先考虑哪些线索?

　　c)线索面临哪些最常见的问题?

　　d)您的领导最常问的问题是什么?

　　对上述问题的回答可以帮助营销人员更好地细分销售线索，还可以帮助发现要推广的内容。

　　6.垃圾邮件是禁忌：

　　您的联系人数据库将不可避免地包含匿名线索，这些线索将被放入虚假电子邮件中，例如123@gmail.com或123@hotmail.com。不允许这些垃圾线索污染数据库，因为它浪费了资源，如果没有其他原因的话。复杂的 CRM系统 可让您运行搜索并识别包含虚假数据的记录，这些记录最终可能会被暂停或从系统中删除。

　　7.监视电子邮件活动的结果/反馈：

　　还建议密切注意流程的选择退出，突变，退回和电子邮件结果。根据您的观察和发现，在发送每个电子邮件活动之后清理数据库。

　　8.将联系人添加到“无效”列表中：

　　客户数据库中还应保留一个“无效”列表 。这可能包含潜在的合作伙伴以及可能已经填写您的表格的竞争对手。显然，您不会主动向他们推销产品，因此可以将它们保存在无效的列表中(以防止他们收到电子邮件)。

　　但是，重要的是不要删除这些记录，因为将来它们可以用于市场营销。例如，如果您正在组织会议，寻找合作伙伴或进行网络研讨会。

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